Importancia de un sistema de almacenamiento

 ¿Realmente necesitan las empresas el almacenamiento y el manejo de materiales como parte del sistema de logística?

Si la demanda por los productos de una empresa se conociera con seguridad y los productos pudieran suministrarse instantáneamente para satisfacer la demanda, teóricamente el almacenamiento no seria necesario, ya que no se mantendría ningún inventario. De aquí se deriva que el mantenimiento de los inventarios produce la necesidad de manejar materiales y el almacenamiento se convierte en una conveniencia económica, más que en una necesidad. 

RAZONES PARA EL ALMACENAMIENTO

Hay cuatro razones básicas para usar un espacio de almacenamiento:

1.-  Reducir costos: el almacenamiento y su inventario asociado son gastos añadidos, pero pueden ser compensados por costos más bajos obtenidos gracias  a la mejora en la eficiencia en el transporte y la producción.

2.- Coordinación de suministro y demanda: las empresas con productos altamente estacionales, conjuntamente con una razonable demanda constante, tiene el problema de coordinar la oferta con la demanda. Cuando se hace demasiado costoso coordinar la oferta con la demanda con precisión, es necesario el almacenamiento. Por lo general, se necesita el almacenamiento, pero su costo puede compensarse con el mejor precio que se obtiene de los productos básicos.

3.- Necesidades de producción: el almacenamiento puede ser parte del proceso de producción. La fabricación de ciertos productos requiere de cierto tiempo para madurar.  Los almacenes no solo sirven para mantener el producto durante ese periodo de fabricación, sino que en caso de productos gravados con impuestos, sirven para asegurar el producto hasta el momento de su venta.

4.-  Consideraciones del Marketing: el marketing se preocupa frecuentemente de la rapidez con la que debe de estar disponible el producto en el mercado. Al almacenar el producto cerca del cliente a menudo puede reducir el tiempo de reparto o la oferta puede estar disponible sin demora.




FUNCIONES DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

El término de almacén de distribución se diferencia de almacén de deposito porque éste implica que gran parte del espacio se dedica al almacenamiento semipermanente o a largo plazo, al contrario del almacén de distribución que solo tiene la mayor parte de su espacio al almacenamiento temporal y se le da más atención a la velocidad y facilidad de flujo del producto. 

 Las instalaciones de almacenamiento se diseñan alrededor de cuatro funciones principales, las cuales reflejan el énfasis particular en satisfacer una o más de estas necesidades:

1. Mantenimiento o pertenencia: el almacén suministra información y da cabida de entrada a los inventarios.
2. Consolidación: resulta económico establecer un punto de recolección para consolidar pequeños envíos en otros más grandes y así reducir los costes generales de transporte.
3. Carga fraccionada: un almacén puede centrarse solo en actividades de recepción y expedición, eliminando actividades de almacenamiento y de recolección de pedidos. Los envíos de volúmenes que tiene bajas tarifas de trasporte se trasladan al almacén y luego se envían de nuevo en cantidades más pequeñas
4. Mezcla: compra de diferentes productos a diferentes fabricantes y se recogen en un punto único y se reúnen en pedidos para posteriormente ser reenviados a los clientes.

Costes de almacén

En este apartado vamos a enumerar y explicar brevemente los tipos de costes que puede haber a nivel general en cualquier sistema de almacenamiento.

Estos costes dependen de la actividad de almacenaje, que esté gestionado por la empresa o no, o de que la mercadería este almacenada en régimen de depósito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante.

La clasificación de los costes de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por imputabilidad (fijos y variables) y por origen (directos e indirectos).

COSTES DIRECTOS DE ALMACENAJE

A) COSTES FIJOS

- Personal: En el coste de personal se incluyen todos los costes empresariales correspondientes a los trabajadores que manipulan la mercancía, tales como carretilleros preparadores de pedidos, cargadores, etc. Estos costes son: 

o   Sueldos y salarios: Sueldo bruto de los trabajadores.

o   Seguridad Social a cargo de la empresa: Parte de la financiación de la Seguridad Social de los trabajadores que paga la empresa. Se trata de un porcentaje sobre el salario bruto de los trabajadores.

o   Vestuario, dietas, etc.

-     Vigilancia y Seguridad.

-     Cargas Fiscales: impuestos (Impuesto sobre bienes inmuebles, etc)

-     Mantenimiento del almacén, instalaciones (estanterías y el resto de instalaciones fijas) y equipos de elevación y traslado de mercancías: pintura, etc.

-    Reparaciones del almacén e instalaciones (estanterías y el resto de instalaciones fijas) y equipos de elevación y traslado de mercancías: reparación y pavimentación del suelo, etc.

-   Alquileres: En el caso de que el almacén esté en régimen de alquiler se considerará el importe que en este concepto se paga al arrendador. Si el almacén es propiedad de la empresa se considerará la amortización. Para calcular esta última hay que tener en cuenta que la totalidad del importe pagado por el almacén sólo se deteriora la parte de la construcción, nunca la parte correspondiente al terreno sobre el que se construye.

-     Amortización del almacén  y equipos de elevación y traslado de mercancías.

-     Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje 

-    Gastos financieros de inmovilización: El tener stock en el almacén supone que tenemos una inversión inmovilizada y, por tanto, suponen un coste financiero al igual que ocurre con el resto de las inversiones que realiza la empresa. 

-    Seguros: Primas de seguros que la empresa tiene para cubrir el edificio (continente) de siniestros tales como incendios, inundaciones, de las mercancías, etc.

B) COSTES VARIABLES

-      Suministros: energía, agua, luz, calefacción, etc.

-      Mantenimiento de estanterías.

-      Materiales de reposición.

-      Reparaciones (relacionadas con almacenaje).

-      Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías.

-      Gastos financieros de stock.

El coste de las instalaciones dependerá de:

-    Número de referencias en stock.

-  Dimensiones y volumen de la mercancía: Las mercancías muy voluminosas requieren estanterías e instalaciones más complejas.

-   Sistema de almacenaje: Hay sistemas de almacenaje que requieren una inversión superior a otros y, por tanto, generan unos costes mayores. Hay que pensar que aunque estos sistemas tengan un coste superior a las estanterías convencionales, ahorran costes de espacio al disminuir la superficie ocupada.

-     Operativa para la preparación de pedidos: Si se realiza el picking en una zona a parte de la de almacenaje tendremos que invertir en estanterías especiales para esta función.

Entre los factores que influyen en los costes de manipulación, los más importantes son:

-  Número de referencias: A mayor cantidad de stock, mayor número de artículos que manipular.

-   Unidad de carga: La mercancía paletizada requiere menor número de manipulaciones que si se emplean unidades menores, tales como cajas. Si además los palets salen completos, el coste de manipulación es menor que si es preciso realizar picking.

-     Tipo de demanda: Si los clientes hacen pedidos en una frecuencia y tamaño regulares los medios serán utilizados más eficientemente, sin existir períodos de infrautilización de recursos.

-    Automatización, radiofrecuencia, etc: La automatización de un almacén reduce los costes de personal, pero incrementa los costes financieros, de reparación, amortizaciones, alquileres, etc. de los equipos. La radiofrecuencia y otros sistemas reducen los recorridos innecesarios y permiten mejorar la eficiencia en la utilización del personal y el equipo. Todos estos equipos aumentan la inversión requerida en equipos, y con ello, los costes asociados a esta inversión.

-   Altura del almacén: Cuanto más altas sean las estanterías, más difícil y costoso será el manejo de cargas.

COSTES INDIRECTOS DE ALMACENAJE

-    De administración y estructura: Son los costes derivados de la correcta gestión de las existencias, tales como la identificación de etiquetas, inventarios periódicos, etc. Incluye:

o   Coste del personal de administración: Sueldo bruto, Seguridad Social a cargo de la empresa y otros gastos de personal de administración.

o   Coste de los equipos: Amortización y alquileres, y costes financieros de los equipos informáticos, programas de estos equipos, sistemas de radiofrecuencia, mobiliario, etc.

o   Otros costes: Tales como material de oficina.

-      De formación y entrenamiento del personal

OTROS COSTES GENERALES

Dentro de este grupo se incluyen otros costes como la limpieza del local, los costes de la luz, agua, calefacción, etc.

COSTES OCULTOS

El hecho de tener existencias en el almacén genera otra serie de costes de muy difícil cuantificación, pero de una gran importancia. Algunos de estos costes son:

-      Ruptura de stocks: Más que un coste por tener existencias es un coste por no tenerlas, ya que se trata de los que la empresa pierde por el hecho de no poder atender a los pedidos de sus clientes.

-    Obsolescencia: Si el almacenaje dura mucho tiempo, los artículos pueden sufrir una pérdida de valor por quedarse obsoletos, es decir, porque salen al mercado productos que incorporan nuevas tecnologías. También otros artículos (sobre todo textil) quedan obsoletos por los cambios de temporada.

-      Roturas, robos, etc.

Justificación, ventajas e inconvenientes

JUSTIFICACIÓN

Tras haber hecho un explicación previa y a nivel general de lo que es un sistema de almacenamiento, la importancia de su uso y los diferentes tipos que hay con sus correspondientes características, ventajas y desventajas,  en este apartado, vamos a proceder a la aplicación de lo explicado anteriormente, al almacén de pavimentos del cuál realizamos el anterior trabajo.

Se trata de un almacén de una empresa de pavimento de gres, que en su política destaca la rapidez, flexibilidad, eficacia y servicio de calidad.

Además, también se caracteriza por almacenar grandes cantidades de mercancías homogéneas, no supone una financiación tan elevada como por ejemplo el almacén automatizado, se trata de un almacén de dimensión media, la maquinaria/tecnología utilizada es baja (principalmente transpaleta y carretilla elevadora) y hay poca rotación.

Por lo tanto, tras haber estudiado a fondo los distintos sistemas de almacenamiento que existen y haciendo un breve repaso de las características del almacén, hemos podido comprobar que, el sistema al que más se asemeja éste es al de almacenamiento por bloques apilados, ya que las cargas están apiladas en forma de bloques separadas por pasillos con el fin de tener un acceso fácil a cada uno de ellos. Este sistema se suele utilizar cuando la mercancía está paletizada y se recibe en grandes cantidades de distintas referencias. Se suele utilizar en almacenes que tienen una altura limitada, como es este caso. Aunque este sistema de almacenamiento es bastante similar al de almacenamiento compacto, la principal diferencia entre ambos estriba en que este último se puede utilizar en paletas que no permiten apilado entre ambos es: A continuación podemos ver las ventajas e inconvenientes que supone este tipo de almacenamiento:

VENTAJAS

INCONVENIENTES

-      Aprovechamiento óptimo de la superficie. -      Reducción del número de pasillos. -   Utilización de medios sencillos para la manutención. -  Inversiones pequeñas en material de almacenamiento.

-      Dificultad para coger una sola referencia a la hora de preparar los lotes de salida. -   La valoración de existencias empleando el método FIFO, presenta serios problemas al no conocer cuál ha sido el artículo que ha entrado en primer lugar. -      Las expediciones constituidas por fracciones de cargas paletizadas presentan dificultades en el momento de prepararlas. -      Al colocar las cargas unas encima de otras, pueden ocasionar inestabilidad y aplastamiento de la mercancía.

Vista almacén
Almacenamiento bloques apilados

El sistema de almacenamiento de grandes almacenes (que suelen tener un sistema de almacenamiento automático) respecto  a los de mediano/pequeño tamaño (que suelen utilizar más, sistemas convencionales o de bloques apilados entre otros) suele variar bastante. Por ejemplo, si comparamos algún gran almacén con éste de dimensión media, algunas de las diferencias que podemos encontrar son las siguientes:

-      Se utilizan equipos específicos que circulan por pasillos estrechos y se almacena a gran altura. La ubicación y desubicación de la mercancía la realiza un sistema de gestión informático en sustitución de la mano de obra.

-      Para la manipulación de mercancías suelen utilizar, además de carretillas elevadoras, transpaletas, etc otras como transelevadores.

-      Medios de almacenamiento: Estanterías adaptadas a dimensiones de los bultos. Las dimensiones de pasillos para una máquina han de ser iguales.

-      Tipos de ubicaciones: En estantería, para alcanzar grandes alturas de ubicación.

-      Inconvenientes:

o   Flexibilidad reducida: Los materiales han de ser homogéneos.

o   En caso de avería de maquinaria, una zona queda bloqueada.

o   Las modificaciones del almacén requieren un esfuerzo e inversión elevados.

o   Uso de máquinas muy específico: se combinan distintos medios para la carga y descarga de transportes (transpaletas, carretillas elevadoras, trilaterales, etc) y el acercamiento a estanterías, y para la ubicación y desubicación de materiales (transelevadores, etc).

o   Elevadas exigencias en cuanto a las condiciones de resistencia y planitud del suelo y de nivelación de estanterías para que sea posible maniobrar con las carretillas de manera segura.

o   Elevado nivel de inversiones a realizar, no siempre compensado por beneficios obtenidos.